9.6.1. Fellesbestemmelser for gruppene

 Otra IL tilbyr (2014) aktiviteter i 10 ulike særidretter. Disse er organisert med egne gruppestyrer.
 Gruppene er ikke egne juridiske enheter (rettssubjekter), men en del av den interne organiseringen av idrettslaget. Utad er det bare idrettslaget (Otra IL) som kan pådra seg forpliktelser og opparbeide rettigheter.
 Alle gruppene er derfor underlagt årsmøtet og styret i Otra IL i henhold til Lov for Otra IL og bestemmelsene i denne organisasjonsplanen med tilhørende retningslinjer. Aktivitetene gjennomføres etter pålegg, rammer, fullmakter og godkjente budsjetter fra årsmøtet og hovedstyret.
 Hver gruppe skal ledes av et styre på minst 3 medlemmer: Leder og 2 styremedlemmer. Hvis styret består av bare disse 3 medlemmene, skal det i tillegg være minst 1 varamedlem.
 Årsmøtet i idrettslaget kan, etter innstilling fra gruppestyret, fastsette at styret i ei gruppe skal bestå av mer enn 3 medlemmer. Dette vedtas i forbindelse med den årlige behandling av organisasjonsplanen. Hvis styret består av mer enn 3 medlemmer, faller kravet til varamedlem bort, jf. forrige kulepunkt.
 Årsmøtet eller styret i gruppene bestemmer selv hvilke komitéer, råd ogutvalg gruppa ønsker å opprette for å ivareta gruppas oppgaver.
 Styremedlemmene i gruppestyrene innstilles av gruppenes årsmøte, men velges av hovedlagets årsmøte. Gruppene oppfordres særskilt til å ivareta reglene om kjønnsfordeling, jf. Lov for Otra IL § 5.
 Medlemmer til underkomitéer, råd og utvalg i gruppa velges på gruppeårsmøtet eller utpekes av gruppestyret.
 Leder av gruppene barneidrett, fotball, friidrett, håndball, sykkel, ski og orientering skal være medlem av hovedstyret.
 Leder av gruppene innebandy, helsesport og klatring skal alltid ha én fellesrepresentant i styret. Vervet skal gå på omgang mellom de tre gruppene. De to lederene som hver valgperiode ikke er styremedlem, skal være varamedlemmer. Varamedlemmene har møterett i hovedstyret.
 Undergruppene har således til enhver tid til sammen 8 styremedlemmer og 2 varamedlemmer i hovedstyret. Hovedstyret består i tillegg av 3 andre styremedlemmer (leder, nestleder og økonomiansvarlig) og 1 annet varamedlem.
 Valgkomitéen må ved hvert valg til hovedstyre levere en innstilling til årsmøtet med navn på de 8 styremedlemmene (lederene) og 2 varamedlemmene som skal velges fra undergruppene.
 Det er hovedstyret som leder og forplikter idrettslaget. Hovedstyret kan gjennom særskilt instruks eller vedtak, gi gruppene fullmakt til å forplikte laget innenfor instruksens/fullmaktens ramme.
 Gruppestyret er ansvarlig overfor gruppeårsmøtet og hovedlagets styre for gruppas økonomi og aktivitet.
 Dersom innkjøp m.v. går vesentlig utover vedtatt budsjett, skal disse godkjennes av hovedstyret.
 Gruppestyret skal legge fram årsmelding og budsjett for neste regnskapsår for årsmøtet i hovedlaget til godkjenning.
 Gruppas årsmøte kan vedta aktivitets-/treningsavgift innen gruppa. Disse midlene disponeres av gruppestyret.
 Gruppestyret skal behandle alle faglige/sportslige saker som gjelder gruppas idrettsgrein. Aktiviteten må være i samsvar med de overordnede sportslige retningslinjer som gjelder for hele idrettslaget (Otra-tréet m.v.).
 Gruppestyret skal informere hovedstyret om stevner og større arrangementer, men selv stå for det tekniske arrangement. Gruppa avvikler og ordner selvstendig de forskjellige idrettsarrangement innenfor den rammehovedstyret bestemmer.
 Gruppestyrene er beslutningsdyktige når et flertall av styremedlemmene er møtt fram.
 Det skal føres referat fra alle styremøter i gruppene. Referatene skal arkiveres på en forsvarlig måte.
 Innkalling til gruppas årsmøte foretas av gruppestyret med minst 14 dagers varsel ved kunngjøring i pressen, eventuelt på Otra ILs internettside
 Gruppas årsmøte holdes hvert år i forkant av hovedlagets årsmøte, og senest innen utgangen av mars måned.
Gruppas årsmøte følger for øvrig bestemmelsene 


Levert av IdrettenOnline